會議預約系統

閱讀 2683  ·  發布日期 2018-08-20 16:31:35  ·  北京神州視翰科技有限公司

1、背景

為符合現代信息化的考慮,在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區域設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示該會議的會議內容,參與人員等信息。會議休息區設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。

該系統可以顯示各種集團內和公共的通知/通告,各種社會公共信息(如天氣預報、新聞等公共信息)、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。

2、產品定義

會議預約系統的參會人員管理和會議室設備管理子系統是一個由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的系統,中小型會議管理系統,使整個會議從時間到地點,從會議名稱到主辦單位,會議內容到會議結果聯為一體,形成一個積極、互動、有效的不管在公司還是高校,都存在會議管理的問題,而現在絕大多的會議管理還處于手工作業狀態,效率很低,而且容易出錯,不便于管理,還不排除有不真實的現象。會議管理的內部管理、自我完善不容忽視,我們認為有必要開發一個中小型會議管理軟件。整體實現信息共享,更好地為公司,用人單位服務

會議室預訂管理系統。預訂后即可鎖定會議時間段,解決會議時間沖突問題。 提供會議室預約信息共享平臺,方便了解會議室占用情況。 支持預約、審核機制,便于管理人員管理會議室。 支持顯示屏顯示會議室當日會議,提升形象。 支持多種維度的會議室利用率統計。

3、建設目標

★  會議預約、預定方式

通過APP、網站、二維碼掃描等多種形式登錄

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★  會議室狀態顯示

已預訂、未預定、已掛起、維修等。

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★  會議室預定

所有會議室已經預定狀態下,轉入預約菜單,填寫開會信息(內容同預定),由會務管理人員重新安排會議室,對于已預訂的會議室產生變動的系統自動以短信、郵件的形式發送通知。

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★  會議室調整

會議室開始半小時內原則上會議室不允許調整,除非及個別重要且緊急高層會議。

會議從預訂開始時間計時,直至預訂會議人員結束會議,或者取消會議,即使因各種原因未使用會議室,在此期間產生的時間仍做記錄。

★  會議室計費管理

計算虛擬費用(每個會議室虛擬費用以會議管理部門擬定,經公司核準后使用)。臨近預定結束時間短信提醒會議室預定人員。會議結束后需會務人員檢查會議資源使用情況及會議室設備、設施是否有損毀,信息返送會議預定人員,預訂人員確定結束后,完成會議預定流程。不確定結束的情況下系統將持續計時至當天23:59:59。

★  會議預定、預約界面上包含

預定部門(預設)、會議級別(預設)、預定人員、預訂人員工號、預定人員電話、預定人員郵箱、預定起始時間、預定結束時間;所需服務內容(預設,默認:無):需要連接視頻、電話、其他(可自行填寫茶水、水果、飲料等)等。

★  會議室日常數據統計

會務管理人員可以不定期從系統中導出相應會務工作數據圖片4.png